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Aktenabgabe & Schriftgutverwaltung

Dr. phil. Thorsten Unger
Tel.: +49 541 33162-31
Fax: +49 541 33162-62
Kontakt

Universitätsarchiv
Nds. Landesarchiv,
Abteilung Osnabrück
Schloßstr. 29
49074 Osnabrück

Was wird im Universitätsarchiv archiviert?

Das Universitätsarchiv Osnabrück sammelt und verwahrt historisch und rechtlich bedeutsame Unterlagen der Universität Osnabrück. Es bewertet, übernimmt, erschließt und bewahrt die Unterlagen aus allen Organen, Gremien und Einrichtungen der Universität sowie ihrer direkten Vorgängereinrichtung, der Pädagogischen Hochschule Osnabrück. Zur Ergänzung der amtlichen Bestände bemüht es sich um Vor- und Nachlässe bedeutender Persönlichkeiten aus dem universitären Umfeld. Darüber hinaus dokumentiert es das studentische Leben sowie die studentische Selbstverwaltung.

Von besonderem Interesse sind u.a.:

• Unterlagen aus der Zeit der Pädagogischen Hochschule Osnabrück (Adolf-Reichwein-Hochschule) bzw. der Pädagogischen Hochschule Niedersachsen - Abteilung Osnabrück
• Allgemeine Verwaltungsunterlagen (Schriftverkehr, Geschäftsgang, Amtliche Mitteilungen, Statistiken, Handakten, Urkunden und Verträge, Satzungen, Ordnungen, Regelungen, etc.)
• Unterlagen aus Gremienarbeit (Protokolle des Präsidiums, des Senats, etc.)
• Unterlagen zu Planung und Strategie
• Unterlagen zu Hochschulangehörigen (Matrikel, Berufungsakten, etc.)
• Unterlagen zu Haushaltswesen und Stiftungen
• Kommunikation und Image (Presse, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing, Veranstaltungen)
• Unterlagen zu regionalen, nationalen und internationalen Kontakten
• Unterlagen zu Gebäuden der Universität (Bauakten, Pläne, etc.)
• Unterlagen zu Ehrungen und deren Aberkennung
• Unterlagen zur Forschung (Tätigkeitsberichte, herausragende Forschungsprojekte, etc.)
• Unterlagen zur Lehre (Vorlesungsverzeichnisse, etc.)
• Unterlagen zu Prüfungen, akademischen Graden und Titeln
• Unterlagen zur Studentischen Selbstverwaltung
• Unterlagen zu Alumni-Organisationen

Wie kommen die Akten ins Archiv?

Nach Ablauf der gesetzlichen und universitären Aufbewahrungsfristen wenden sich die Universitätseinrichtungen und -gremien an das Universitätsarchiv. Dieses entscheidet anhand der Abgabeliste (XLSX, 11,02 kB) oder einer Besichtigung vor Ort, welche Unterlagen ins Archiv aufgenommen und dauerhaft archiviert werden und welche vernichtet werden dürfen.

Grundlage für die Arbeit des Universitätsarchivs ist das niedersächsische Archivgesetz sowie die Dienstanweisung der Universität Osnabrück. Bei Fragen zum Ablauf einer Aktenabgabe und zu den Aufbewahrungsfristen können Sie sich gerne direkt an uns wenden. Bitte vernichten Sie keine Akten ohne vorherige Rücksprache mit dem Universitätsarchiv.

Die ins Archiv übernommen Akten werden fachgerecht verpackt und in unserem Archivinformationssystem erschlossen. Die archivierten Akten sind in der Regel erst 30 Jahre nach Schließung der Akte für die Forschung zugänglich.

Kann ich die ans Archiv abgegebenen Akten wieder einsehen?

Ja! Akten, die in das Universitätsarchiv übernommen worden sind, werden dort dauerhaft sicher archiviert. Durch die Erschließung in unserem Archivinformationssystem sind die Akten schnell auffindbar.

Die abgebende Stelle kann die Akten zu den Öffnungszeiten im Lesesaal des Nds. Landesarchivs, Abteilung Osnabrück einsehen. Akten können der abgebenden Stelle auch im Rahmen einer Ausleihe wieder zur Verfügung gestellt werden. Eine Bereitstellung ist in der Regel am Folgetag möglich.

Wie kommen Vor- und Nachlässe sowie Sammlungen ins Archiv?

Da nicht alle Aspekte des universitären Lebens durch die Verwaltungsakten dokumentiert werden können, bemüht sich das Universitätsarchiv auch um Vor- und Nachlässe sowie Sammlungen verschiedenster Art. In solchen Fällen besteht keine gesetzliche Abgabefrist. Unterlagen werden in der Regel im Rahmen einer Schenkung an die Universität in das Universitätsarchiv übernommen.

Von besonderem Interesse sind u.a.:

• Unterlagen aus der Zeit der Pädagogischen Hochschule Osnabrück (Adolf-Reichwein-Hochschule) bzw. der Pädagogischen Hochschule Niedersachsen - Abteilung Osnabrück
• Vor- und Nachlässe von bedeutenden Persönlichkeiten der Universität, die in Forschung und Lehre besonders hervorgetreten sind und/oder wichtige Ämter an der Universität bekleidet haben
• Studentische Unterlagen (von der Organisation des Studiums, Vorlesungsmitschriften bis hin zu Unterlagen, die das studentische Leben dokumentieren)
• Fotosammlungen, die Gebäude, Personen und Ereignisse aus der Universitätsgeschichte dokumentieren
• Flyer, Plakate, etc.